Vergadercyclus
De gemeenteraad vergadert volgens een vast ritme. Dit noemen we een vergadercyclus. En dat is handig. Zo weet jij ook wanneer je kunt aansluiten als je dat wilt.
Een vergadercyclus bestaat uit volgende vijf onderdelen:
- Agendacommissie
- Presidiumvergadering
- Raadsinformatieavond
- Commissievergaderingen
- Raadsvergadering
De onderdelen volgen elkaar op. Is de raadsvergadering voorbij? Dan begint de cyclus opnieuw met de agendacommissie en presidiumvergadering. Een cyclus duurt vijf weken en herhaalt zich acht tot negen keer per jaar. Per onderdeel lees je hieronder meer.
Week 1: Agendacommissie
Wat gebeurt er in deze vergadering?
Elke commissie- en raadsvergadering heeft een agenda. De agenda is, simpel gezegd, een lijst met onderwerpen die je tijdens de vergadering bespreekt. Zo breng je structuur aan. Iedereen weet waar de vergadering over gaat en hoe je je hierop kunt voorbereiden. De agendacommissie maakt de agenda’s. Dit werkt zo: de commissie krijgt verschillende plannen opgestuurd. Of iemand vraagt om een onderwerp op de agenda te zetten. De commissie kijkt goed naar deze plannen en vragen. Ze stellen zich een aantal vragen:
- Is dit een onderwerp waar de gemeenteraad iets van moet vinden?
- Is het logisch om dit onderwerp nú te bespreken?
- Is het plan compleet of ontbreekt er nog informatie?
- In welke van de twee commissies kan dit plan het beste besproken worden?
Op basis hiervan bepaalt de agendacommissie of en wanneer iets op de agenda komt. Dit is een ‘voorlopige’ agenda. Het agendavoorstel staat dan nog niet vast. Dat doet de commissie of raad zelf op het moment dat de vergadering begint.
Wat is het doel van deze vergadering?
De agendacommissie zorgt voor een snelle start van het besluitproces. Bespreekpunten komen op de goede plek terecht. Tijdens vergaderingen kun je direct over de inhoud praten. En als er informatie ontbreekt, dan kom je daar niet halverwege een vergadering achter. En dat is wel zo prettig.
Week 1: Presidiumvergadering
Wat gebeurt er in deze vergadering?
In deze vergadering zitten de burgemeester en de fractievoorzitters (leiders van de partijen). Zij bespreken verschillende onderwerpen die invloed kunnen hebben op het besluitvormingsproces. Zij hebben het niet over de inhoud. Denk bijvoorbeeld aan:
- Op welke dagen vergadert de gemeenteraad?
- Hoe gaan de vergaderingen? Wat gaat goed en wat kan beter?
Wat is het doel van deze vergadering?
In een presidiumvergadering regelen ze praktische zaken en is er ruimte om te evalueren. Zo zorgen ze ervoor dat de omstandigheden om beslissingen te nemen, goed zijn. En als het nodig is, kunnen ze die omstandigheden verbeteren.
Week 2: Raadsinformatieavond
De agenda’s zijn bepaald en de praktische zaken zijn geregeld. Tijd om met de inhoud aan de slag te gaan. Om besluiten te nemen, bestuderen raadsleden eerst een onderwerp. Daarom heeft elke vergadercyclus een raadsinformatieavond. Deze avond is een kennismaking met een of meer onderwerpen. Een ambtenaar licht bijvoorbeeld een plan van aanpak toe of een expert deelt zijn of haar kennis. Raadsleden luisteren en stellen vragen, om zich zo een beeld te vormen van de onderwerpen.
Week 3 en 4: Commissievergaderingen
In twee verschillende commissievergaderingen komen raadsleden meer te weten over bepaalde onderwerpen. De ene commissievergadering kijkt naar plannen die gaan over Ruimte, Economie en Financiën. De andere commissie richt zich op Samenleving en Bestuur.
In welke commissievergadering je ook zit, de agenda heeft bij beide commissies dezelfde opbouw. Zo bestaat elk agendapunt uit twee ‘termijnen’. In de eerste termijn verzamelen raadsleden (nog meer ) informatie over dat onderwerp. In de tweede termijn nemen ze een standpunt in en gaan ze met elkaar in discussie over het onderwerp.
Wist je dat...
...jij je mening kan geven tijdens commissievergaderingen? Maak jij je ergens zorgen over of heb je een opmerking op een plan? Spreek dan in! Dit is jouw moment om invloed uit te oefenen. Wil je weten hoe het inspreekrecht werkt? Lees verder op de pagina Inspreken bij vergaderingen.
Week 5: Raadsvergadering
Tijdens een raadsvergadering nemen de raadsleden een besluit over de plannen die op de agenda staan. Van tevoren hebben zij de plannen bestudeerd en een standpunt ingenomen. Soms nemen ze meteen een beslissing. Deze agendapunten noemen we een hamerstuk. Zo nu en dan willen raadsleden wat veranderen of aanvullen. Dat kan dan met een motie of amendement. Ook kunnen raadsleden met een motie een nieuw onderwerp aan de orde stellen.
Wist je dat...
...jij bij deze raadsvergadering kunt zijn? Je kunt op de openbare tribune gaan zitten of de vergadering digitaal volgen. Je leest er meer over op de pagina Bijwonen van vergaderingen. Je kunt de raadsvergaderingen ook altijd terugkijken. Ga naar maashorst.bestuurlijkeinformatie.nl (Deze link gaat naar een andere website) en bekijk de vergadering die je wilt terugzien.
Check altijd het vergaderschema
De gemeenteraad doorloopt altijd een vaste cyclus. Check om zeker te zijn het vergaderschema (Deze link gaat naar een andere website). Het kan namelijk gebeuren dat de raad door vakanties of omstandigheden de planning verandert.